Thực hiện, sử dụng hồ sơ điện tử tại các cơ sở giáo dục tiểu học trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp
Trong hướng dẫn nhiệm vụ cho năm học 2023 – 2024, Bộ Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) đã ra chỉ đạo nhằm thúc đẩy việc chuyển đổi số trong lĩnh vực giáo dục tiểu học. Cụ thể, các hoạt động thí điểm bao gồm việc áp dụng học bạ điện tử, sử dụng thư viện số, và quản lý hồ sơ chuyên môn trên môi trường số, theo kế hoạch đã được đề ra bởi Bộ GDĐT. Đồng thời, cần tăng cường đầu tư vào cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin, đồng thời bồi dưỡng đội ngũ giáo viên về kỹ năng công nghệ thông tin để chuẩn bị triển khai các nội dung cụ thể liên quan đến chuyển đổi số theo kế hoạch đã đề ra.
Việc thực hiện, sử dụng một số loại hồ sơ điện tử tại các cơ sở giáo tiểu học với mục đích đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức và quản lí các hoạt động chuyên môn trong các cơ sở giáo dục có lớp tiểu học; tăng cường chuyển đổi số trong giáo dục, sử dụng hồ sơ điện tử để nâng cao hiệu quả công tác quản lí giáo dục; Tiếp tục thực hiện tinh giản hồ sơ, sổ sách trong nhà trường theo Chỉ thị số 138/CT-BGDĐT ngày 18 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ GDĐT về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng hồ sơ, sổ sách trong nhà trường.
Việc thực hiện, sử dụng một số loại hồ sơ điện tử là việc làm cần thiết trong thời gian hiện nay với đầy đủ các cơ sở pháp lí từ trung ương đến địa phương như Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ GDĐT về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Ngành Giáo dục; Thông tư số 28/2020/TT-BGDĐT ngày 04 tháng 9 năm 2020 của Bộ GDĐT Ban hành Điều lệ Trường tiểu học; Văn bản hợp nhất số 03/VBHN-BGDĐT ngày 28 tháng 9 năm 2016 của Bộ GDĐT ban hành Quy định đánh giá học sinh tiểu học; Chỉ thị số 138/CT-BGDĐT ngày 18 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ GDĐT về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng hồ sơ, sổ sách trong nhà trường; Công văn số 1315/BGDĐT-GDTH ngày 16 tháng 4 năm 2020 của Bộ GDĐT về việc hướng dẫn sinh hoạt chuyên môn thực hiện Chương trình giáo dục phổ thông cấp Tiểu học; Thông tư số 27/2020/TT-BGDĐT ngày 04 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ GDĐT ban hành Quy định đánh giá học sinh tiểu học; Công văn số 2345/BGDĐT-GDTH ngày 07 tháng 6 năm 2021 của Bộ GDĐT về việc hướng dẫn xây dựng kế hoạch giáo dục nhà trường cấp Tiểu học; Quyết định số 4725/QĐ-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2022 của Bộ GDĐT ban hành Bộ chỉ số đánh giá mức độ chuyển đổi số của cơ sở giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên; Công văn số 4771/BGDĐT-CNTT ngày 31 tháng 8 năm 2023 của Bộ GDĐT về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số và thống kê giáo dục năm học 2023 – 2024; Quyết định số 2904/QĐ-BGDĐT ngày 07 tháng 10 năm 2022 của Bộ GDĐT về việc Đính chính Phụ lục I và Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư số 27/2020/TT-BGDĐT; Quyết định số 861/QĐ-UBND-HC ngày 05 tháng 8 năm 2022 của Uỷ ban nhân dân (UBND) tỉnh Đồng Tháp về việc ban hành Đề án chuyển đổi số tỉnh Đồng Tháp; Quyết định số 1412/QĐ-UBND-HC ngày 23 tháng 12 năm 2022 của UBND tỉnh Đồng Tháp về việc ban hành Đề án chuyển đổi số ngành giáo dục tỉnh Đồng Tháp; Công văn số 648/SGDĐT-GDTH ngày 09 tháng 6 năm 2020 của Sở GDĐT về việc hướng dẫn sinh hoạt chuyên môn kể từ năm học 2020 – 2021;…
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, các đơn vị cần có sự thận trọng, cần có sự đồng bộ của các cấp, cần có sự đồng bộ với cơ sở dữ liệu toàn ngành trong toàn huyện, thành phố và cả nước. Khi liên kết với các đơn vị, đối tác để thực hiện hồ sơ điện tử, các đơn vị cần quan tâm đến năng lực triển khai một cách toàn diện, mức độ đáp ứng được các yêu cầu của ngành, sự uy tín, kinh nghiệm triển khai,…; Cơ sở pháp lí, đảm bảo tính bảo mật, chất lượng về an toàn kĩ thuật, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, đúng với quy định chuyên môn của ngành, quy định của pháp luật, thuận lợi trong sử dụng, sự đồng thuận cha mẹ học sinh,…
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị trong quá trình thực hiện, ngày 10 tháng 10 năm 2023, Sở GDĐT ban hành Hướng dẫn số 124/HD-SGDĐT về thực hiện, sử dụng một số loại hồ sơ điện tử tại các cơ sở giáo tiểu học kể từ năm học 2023 – 2024. Hướng dẫn đã nêu rõ yêu cầu, cụ thể như sau:
Về sử dụng hồ sơ điện tử phải đảm bảo đúng quy định, hiệu quả, tiết kiệm, thống nhất, liên thông và đồng bộ trong các cơ sở giáo dục có lớp tiểu học trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp. Quá trình vận hành, sử dụng phải đảm bảo yêu cầu bảo mật, an toàn, chính xác, toàn vẹn, có thể xác thực, truy vết trên môi trường điện tử; có chế độ sao lưu dự phòng đảm bảo không bị mất dữ liệu hoàn toàn và được in dưới dạng hồ sơ giấy để lưu trữ theo đúng quy định của ngành GDĐT, đáp ứng các yêu cầu phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra. Cán bộ quản lí, giáo viên, nhân viên được hướng dẫn, tập huấn và sử dụng thành thạo hồ sơ điện tử trong nhà trường. Đảm bảo công khai, minh bạch và trung thực trong quản lí và sử dụng hồ sơ điện tử.
Về quản lí hồ sơ điện tử phải thực hiện đảm bảo theo quy định. Việc sử dụng phần mềm, ứng dụng quản lí trường học để cập nhật thông tin vào hồ sơ điện tử yêu cầu đơn vị sử dụng phần mềm, ứng dụng phải đảm bảo các tính năng về nhập liệu, xử lí dữ liệu đảm bảo theo quy định. Việc cập nhật dữ liệu vào hồ sơ điện tử thông qua phần mềm, ứng dụng phải thực hiện theo tiến độ kế hoạch giáo dục của nhà trường, đảm bảo cho việc kiểm tra thực hiện quy chế chuyên môn qua môi trường mạng. Hồ sơ được nhà trường tổ chức in ấn, sao lưu theo định kì và không định kì theo đúng quy định.
Tin tưởng rằng, những thông tin tại Hướng dân này sẽ là một kênh thông tin để Sở GDĐT chỉ đạo các Phòng GDĐT tham mưu Uỷ ban nhân dân cấp huyện quan tâm, chỉ đạo, tạo điều kiện tốt nhất cho các cơ sở có lớp tiểu học trên địa bàn tình thực hiện, sử dụng hồ sơ điện tử tại các cơ sở giáo dục tiểu học trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp đúng qui định, an toàn và hiệu quả nhất./.
